- LINE公式アカウントの自動応答メッセージとは？
- 「応答メッセージ」と「AI応答メッセージ」の違いはなに？
- LINE公式アカウントの自動応答ってどうやって使うの？
こういった疑問にお答えします。
本記事の内容
- LINE公式アカウントの自動応答メッセージとは？
- 「応答メッセージ」と「AI応答メッセージ」の違い
- LINE公式アカウントの自動応答の設定方法
本記事の執筆者
むとうLINEマーケティングを主軸とした法人の代表で、現役のLINEマーケター。過去に構築・コンサルティングしたLINE公式アカウント50アカウント以上。
こういった僕が、解説していきます。
LINE公式アカウントの自動応答メッセージとは？
LINE公式アカウントの自動応答とは、友だちからのメッセージへの返信を自動で行ってくれる機能です。
例えば、「営業時間は？」とメッセージが来たときに、事前に設定しておいた返信を自動で送ることができます。
むとうLINE公式アカウントの自動応答は2種類あるため、後ほど詳しく解説しますね！
自動応答を使うメリット
LINEの友だちからのメッセージに対して、手動で返信する手間が省けます。
電話で営業時間や、今日お店が空いているかなどを聞かれることがありますよね。
忙しいときにこういった電話が何件も来ると大変ですし、電話に出られずお客様を逃すこともあるでしょう。
しかし、LINE公式アカウントでそういった簡単な質問対応を自動化しておけば、電話での問い合わせにかける時間を削減できます。
むとう電話の質問対応の時間が減るとなると、接客に集中できて嬉しいですよね！
自動応答を使うデメリット
お忙しい業態にとっては嬉しい自動応答ですが、デメリットもあります。
- 複雑な内容には、自動で返信できない
- 事前に設定した内容以外は、自動で返信できない
想定できる質問にしか対応できなかったり、自動で返信できる内容にも制限があったりするので、全てを自動化しようとするのは正直難しいです…。
むとう自動化すべき部分と人力で返信すべき部分とをしっかり見極めることが大切です！
「応答メッセージ」と「AI応答メッセージ」の違い
LINE公式アカウントで自動応答メッセージには、2種類あります。
- 「応答メッセージ」
- 「AI応答メッセージ」
LINE公式アカウントで自動応答を行いたい場合は、このどちらかを選択する必要があります。
それぞれの違いを解説しますね！
むとう2種類の自動応答メッセージの違いを把握して、課題に合わせた運用を行いましょう！
1. 「応答メッセージ」とは
応答メッセージの使い方には2種類あります。
- キーワードに対して自動返信
- キーワードに関わらず自動返信
キーワードに対して自動返信
特定のキーワードを設定することで、自動で返信できます。
例えば、「営業時間」というキーワードに対して、「平日10:00-18:00 土日祝10:00-20:00」と返信したい場合、下記のようになります。
LINE公式アカウント側で「営業時間」というメッセージが来た際に、上記の返信をするように設定しているため、アカウントの運営者が返信作業を行わなくても、自動で返信されます。
キーワードと完全一致ではない場合は、自動返信は機能しません。上記の場合「営業時間は？」などと、「営業時間」以外のメッセージが来ても自動返信はできないため注意が必要です。
キーワードに関わらず自動返信
自動返信したいキーワードを設定しない場合は、キーワードに関係なく自動返信が機能します。
返信したいメッセージは、任意で設定できます。
例えば、上記の画像ですとこちらのように設定しています。
- 「営業時間」に対して
→「【営業時間】平日〜（以下略）」という自動応答メッセージを設定 - 「営業時間」以外のメッセージに対して
→「メッセージありがとうございます！〜（以下略）」という自動応答メッセージを設定
上記でご紹介したように、キーワードに対して自動返信と、キーワードに関わらず自動返信する設定は併用できます。
むとう自動返信したい特定のキーワードを設定し、それ以外のメッセージが来たら自動でこれを返信する、といった形で設定します！
2. 「AI応答メッセージ」とは
AI応答メッセージは、上記で解説した応答メッセージのように、キーワードを設定しません。
ジャンル別にAIが適切だと判断した自動応答メッセージを返信する仕組みとなっています。
AIが自動で返信できるジャンルは大きく4種類あります。
- 一般的な質問
あいさつやお礼などの質問に自動返信できます - 基本情報
営業時間や住所などの質問に自動返信できます - 業種カテゴリー別
美容、飲食、教育といった業種別のよくある質問に自動返信できます - 予約情報
予約やキャンセル、遅れに対して自動返信できます
各ジャンルに対して、自動で返信したいメッセージのみ設定すると、AIが友だちからのメッセージに対して適切な返信を自動で行ってくれます。
むとう大変便利な機能ですが、複雑な質問や、想定していない質問に対しては自動返信できないので注意しましょう…！
Q. どちらを使えば良い？
「応答メッセージ」と「AI応答メッセージ」のどちらを採用するかに関しては、そのアカウントの運用方針によって異なります。
もしも迷った場合は下記の基準で考えてみると良いでしょう。
- 手動で返信するケースあり
→AI応答メッセージ＋チャット - 手動での返信対応は行わない
→応答メッセージのみ
もしも、より柔軟に自動返信とチャット機能を使用したい場合は、LステップなどのLINE公式アカウントの機能を拡張するツールを利用するのも一つの手です。
LINE公式アカウントの自動応答の設定方法
LINE公式アカウントで自動応答の設定を行う方法をご紹介します。
- 「応答メッセージ」の設定方法
- 「AI応答メッセージ」の設定方法
それぞれ解説していきます。
むとう併用はできないので、どちらを採用するか明確にした上で、下記を参考に設定してみてくださいね！
「応答メッセージ」の設定方法
応答メッセージを利用する場合は、下記2種類を設定します。
- 応答設定
- 応答メッセージの設定
①応答設定
LINE公式アカウントにログインして、下記の設定を行いましょう。
- 画面右上「設定」をクリック
- 「応答設定」をクリック
- 「応答モード」を「Bot」に変更
- 「応答メッセージ」を「オン」に変更
むとうこの設定を行わないと自動応答が機能しないので、要チェックです！
②応答メッセージの設定
LINE公式アカウントのホームから「応答メッセージ」の画面にいくと上記のように表示されます。
- タイトル：管理画面上での各応答メッセージのタイトル
- キーワード：自動応答させたいキーワード設定の有無
- 内容：自動応答させたいメッセージ内容
- ステータス：自動応答させるかどうか（オフにすると自動応答は機能しません）
設定した内容を確認する場合は上記で確認できます。
新規で作成する場合は下記手順で作成してください。
上記手順で、応答メッセージの作成画面へと移ります。
- タイトル：管理用のタイトル（友だちには表示されません）
- ステータス：自動応答を停止する場合はオフ、機能させたい場合はオン
- スケジュール：自動応答させたい期間を指定する場合のみ設定
- キーワード：自動応答させたいキーワード
- メッセージ設定：自動応答で返信したいメッセージを設定
④で設定するキーワードは、完全一致の場合のみ自動応答が機能する仕組みなのでご注意ください。
むとう設定が完了したら、まずはご自身でLINE公式アカウントに設定したキーワードを送信して、自動で返信が来るか確認しましょう！
「AI応答メッセージ」の設定方法
AI応答メッセージを設定する場合は、下記2種類を設定しましょう。
- 応答設定
- 応答メッセージの設定
①応答設定
②AI応答メッセージの設定
まずはAI応答メッセージの管理画面で、業種カテゴリーを選択します。
あいさつや使い方といった一般的な質問に対する各メッセージを設定しましょう。
営業時間や支払い、電話番号といった店舗、サービスの基本情報に関する自動応答メッセージを設定します。
こちらは選択した業種カテゴリーによって表示内容が異なりますが、各内容に対する自動応答メッセージを設定しましょう。
予約やキャンセル・変更に関する自動応答メッセージを作成しましょう。
ステータスのオン・オフを切り替えることで、簡単に設定を変更できます。
AI応答メッセージ設定中にチャット機能を使う場合
チャットの画面にて、「手動のチャットに切り替え」をクリックすると、チャット機能が利用できるようになります。
チャットからAI応答メッセージに戻す場合は「AI応答メッセージをに切り替え」をクリックすると、設定を戻すことができます。
まとめ：LINE公式アカウントの自動応答で人材コストを削減しよう！
LINE公式アカウントの自動応答機能を上手に活用することで、人材コストを削減できます。
LINE公式アカウントの対応業務を可能な限り自動化して、他の業務や接客業務への時間を増やして、事業成長に繋げていきましょう！
